Objetivos
Al terminar, la persona puede:
- Diseñar el estado futuro en el orden eliminar, simplificar, estandarizar.
- Aplicar principios de flujo: pull, takt time, flujo continuo, menos traspasos.
- Diseñar poka-yokes para los errores más frecuentes.
- Definir un estándar mínimo.
Contenido
Etapa 5. Rediseñar
Propósito: diseñar el estado futuro (TO-BE) antes de pensar en tecnología.
El orden es estricto: eliminar → simplificar → estandarizar. Cómo se aplica depende del nivel:
- Reingeniería: hoja en blanco. Se pregunta qué resultado necesita el cliente y cuál es el camino más corto para dárselo. Para idear se asume cero restricciones; la viabilidad se revisa en la etapa 7.
- Gestión: se conserva la estructura; se eliminan variaciones, se define el estándar y se instalan indicadores.
- Mejora continua: se atacan las causas priorizadas, una por una.
Principios de flujo
Material de apoyo
La presentación Sistema pull y takt time (en Adjuntos) explica estos principios en 13 láminas: push contra pull, takt time, heijunka, kanban, pull en servicios y un plan de acción. La cifra de la lámina 11 (una póliza que pasa de 15 días a 30 minutos) es ilustrativa y no tiene fuente; no la uses como dato.
| Principio |
Qué es |
En oficina o digital |
En el desarrollo de sistemas |
| Pull en lugar de push |
Producir según la demanda real, no según pronósticos |
No generar reportes o expedientes hasta que alguien los necesita |
Construir solo lo que el backlog priorizado pide; no adelantar funcionalidades "por si acaso" |
| Just in time |
Lo necesario, en la cantidad necesaria, cuando se necesita |
La información llega al paso siguiente justo cuando la usa |
Detallar cada requisito justo antes de construirlo, no meses antes |
| Kanban |
Señales visuales que autorizan trabajar solo cuando el paso siguiente lo pide |
Tablero con límite de trabajo en curso por columna |
Tablero de desarrollo con límite de trabajo en curso en análisis, construcción, pruebas y liberación |
| Takt time |
El ritmo al que hay que producir para igualar la demanda |
420 minutos disponibles ÷ 60 solicitudes diarias = una solicitud cada 7 minutos |
Si el negocio pide 10 cambios pequeños por semana, el equipo debe cerrar uno cada medio día |
| Heijunka |
Nivelar la carga para que el volumen no llegue en picos |
Repartir la carga del corte de mes a lo largo de las semanas |
Mezclar cada semana cambios grandes y pequeños en lugar de juntar todo antes de una liberación |
| Flujo continuo |
Que el trabajo avance sin detenerse ni acumularse |
Menos lotes, menos aprobaciones en serie |
Entregas pequeñas y frecuentes, con pruebas automáticas, en lugar de grandes liberaciones |
| Menos traspasos |
Cada cambio de manos es una espera y un riesgo de error |
Una persona o un sistema resuelve de punta a punta |
El mismo equipo entiende el problema, construye y prueba; menos pases entre áreas |
Prevenir el error: poka-yoke
El poka-yoke hace que el error sea imposible o que se detecte al instante. Hay tres tipos:
| Tipo |
En planta |
En oficina o digital |
En el desarrollo de sistemas |
| Diseño |
Conectores que solo entran en una posición |
Campo que no acepta un formato inválido; lista cerrada en lugar de texto libre |
Validaciones en la base de datos y en la interfaz que impiden guardar datos inválidos |
| Procedimiento |
Secuencia obligatoria de montaje |
Lista de verificación que bloquea el avance si falta algo |
La liberación no avanza si fallan las pruebas automáticas o falta la revisión |
| Detección |
Alarma que detiene la línea ante una anomalía |
Alerta que detiene el flujo cuando un dato no cuadra |
Monitoreo que avisa al instante cuando algo falla en producción |
Ordenar el entorno: 5S
Las 5S ordenan el lugar de trabajo, físico o digital:
| S |
Significa |
En planta |
En oficina o digital |
En el desarrollo de sistemas |
| Seiri |
Clasificar: separar lo necesario de lo inútil |
Retirar herramientas que no se usan |
Depurar carpetas, reportes y accesos que nadie usa |
Eliminar código, reportes, ramas y funcionalidades sin uso |
| Seiton |
Ordenar: un lugar para cada cosa |
Tablero de herramientas |
Estructura de carpetas y nombres estándar |
Estructura de proyecto, nombres y repositorios estándar |
| Seiso |
Limpiar e inspeccionar |
Limpieza diaria como inspección |
Revisar bandejas y datos incompletos cada día |
Revisar a diario errores, alertas y deuda técnica |
| Seiketsu |
Estandarizar las tres primeras |
Reglas visibles |
Plantillas y convenciones documentadas |
Convenciones de código y plantillas documentadas |
| Shitsuke |
Disciplina: sostener |
Auditorías periódicas |
Revisión mensual del orden digital |
Revisiones periódicas de la calidad del código |
Salida: VSM futuro, BPMN TO-BE y un estándar mínimo. El estándar definitivo se escribe en la etapa 9, cuando la solución ya se validó.
Muchas iniciativas terminan aquí
Si el rediseño resuelve el problema sin construir nada, la iniciativa pasa por la hipótesis (etapa 6) y salta a la validación (etapa 9).
Fuente: G01 - Metodología de transformación de procesos
Conceptos clave: Estado actual y estado futuro · Flujo continuo · Sistema pull · Takt time · Heijunka · Kanban · Poka-yoke · 5S · Trabajo estandarizado
Rediseñar también es innovar
Según el Manual de Oslo, un proceso significativamente mejorado es innovación aunque no use tecnología nueva. Aquí se practica la pregunta de "hacer algo distinto": antes de mejorar un paso, ¿debería existir? Ver mejorar o hacer algo distinto.
Material de apoyo
- Sistema pull y takt time (presentación, 13 láminas). Explica push contra pull, cómo calcular el takt time, cómo nivelar con heijunka y cómo limitar el trabajo en curso con kanban. La lámina 10 lo aplica a servicios y administración, y la lámina 13 cierra con un plan de acción: qué detener, qué medir y qué implementar.
- Reingeniería de procesos (BPR): guía ejecutiva (presentación). La lámina 9 rediseña del modelo "empujar" al modelo "jalar" y la lámina 10 estandariza a prueba de errores. La lámina 12 repite la cifra de 15 días a 30 minutos.
Cifra sin fuente
La lámina 11 menciona una póliza que pasa de 15 días a 30 minutos. Es ilustrativa. No la cites como dato.
Ejercicio práctico
Llena el lado TO-BE del Mapa de estado actual y futuro sin proponer tecnología. Marca qué se elimina, qué se simplifica y qué se estandariza. Diseña un poka-yoke para el error más frecuente. Presenta el estado futuro al dueño del proceso.
Preguntas de reflexión
Pregunta
- ¿Qué eliminaste que el área daba por intocable?
- ¿Tu estado futuro funcionaría sin ningún sistema nuevo?
- ¿Qué error queda todavía en manos de la atención de una persona?
Criterio de cierre
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