Arquitectura de procesos
Catálogo ordenado de todo el trabajo que hace una organización, organizado en niveles, de lo general a lo particular. Según su nivel de formalidad se llama mapa de procesos, catálogo de procesos o arquitectura de procesos.
El marco de referencia más usado es el Process Classification Framework (PCF) de APQC. Es multiindustria y ordena los procesos en cinco niveles:
| Nivel | Nombre | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| 1 | Categoría (Category) | Agrupación general de mayor nivel | Gestionar tecnologías de la información |
| 2 | Grupo de procesos (Process Group) | Procesos relacionados dentro de una categoría | Operar servicios de TI |
| 3 | Proceso (Process) | Un proceso específico | Gestión de incidentes |
| 4 | Actividad (Activity) | Paso clave para ejecutar el proceso | Clasificar el incidente |
| 5 | Tarea (Task) | Trabajo granular dentro de una actividad | Asignar prioridad |
Cómo se numera
Cada elemento del PCF tiene dos identificadores:
- Número jerárquico: los hijos se construyen sobre el número del padre. 1.0 es nivel 1; 1.1 es nivel 2; 1.1.1 es nivel 3; 1.1.1.1 es nivel 4.
- Identificador único de 5 dígitos (por ejemplo, 10002): no cambia aunque el nombre del proceso cambie, y permite comparar con otras organizaciones.
La numeración no es el orden de ejecución
La actividad 1.1.1.1 no tiene que hacerse antes que la 1.1.1.2. El catálogo ordena, no secuencia; la secuencia la da el BPMN.
APQC publica una versión multiindustria (13 categorías) y versiones por industria (banca, retail, seguros, entre otras).
Arquitectura y BPMN
| Arquitectura de procesos | Diagrama BPMN | |
|---|---|---|
| Responde | ¿Qué trabajo existe y dónde se ubica? | ¿En qué orden se hace, quién lo hace y con qué decisiones? |
| Forma | Catálogo o árbol, sin secuencia | Flujo en el tiempo |
| Nivel | Del 1 al 5 | Normalmente niveles 3 a 5 |
La arquitectura ordena el trabajo; el BPMN toma un proceso de ese catálogo y dibuja cómo fluye.
Regla de oro: el puente entre los dos
Las cajas de actividades y tareas que se dibujan en BPMN corresponden a los niveles 4 y 5 del catálogo. Si una caja del diagrama no se puede ubicar en el catálogo, falta algo en uno de los dos.
Material: presentación Arquitectura de procesos, láminas 3 a 7 y 15.
Proceso general
Antes de mapear "pago a proveedores", se ubica en el catálogo: categoría Gestionar recursos financieros → grupo Procesar cuentas por pagar → proceso Pagar a proveedores. Así se sabe con qué otros procesos se conecta y quién es su dueño.
Ejemplo ilustrativo: seguros
En una promotora de seguros: categoría Vender y dar servicio → grupo Emitir pólizas → proceso Emitir póliza por descuento por nómina → actividad Validar solicitud → tarea Verificar firma del asegurado.
Ejemplo ilustrativo: manufactura
En una planta de manufactura: categoría Producir y entregar productos → grupo Fabricar productos → proceso Ejecutar orden de producción → actividad Preparar la línea → tarea Verificar el material surtido contra la orden.
Ejemplo ilustrativo: retail
En una cadena de tiendas: categoría Producir y entregar productos → grupo Reabastecer tiendas → proceso Surtir pedido de reabasto → actividad Preparar el embarque → tarea Escanear cada caja contra el pedido.
Confundir niveles
Llamar "proceso" a una tarea, o a toda una categoría, genera iniciativas mal delimitadas. Antes de empezar, ubica en qué nivel estás.
Dónde se usa: etapa 1 de la metodología, al delimitar el proceso.
Fuente: APQC, Process Classification Framework (PCF).
Relacionado: Elementos del proceso · SIPOC · BPMN · Dueño del proceso